خودکارسازی اداری (اتوماسیون اداری) مجموعه ای از روش های کاری و نرم افزار و سخت افزار رایانه است که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می رود.
سامانه مدیریت اسناد
بسیاری از تکنولوژی های جدید بر پایه این جمله به وجود آمده اند «انسان فکر کند، ماشین کار کند». با وجود گذشت سال ها از پیاده سازی انواع سیستم های مکانیزه مالی و صنعتی در سازمان ها و موسسات اقتصادی، امور اداری و دفتری و گردش اسناد مالی اغلب این موسسات به طریقه سنتی انجام می گیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی این روش با سیستم های مکانیزه سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره وری در سازمان ها شده است.
نتیجه اهداف، اندیشه ها و اقدامات انجام شده در هر سازمان به صورت اسناد و مدارک نگهداری می شود. این اسناد که با صرف وقت و هزینه های زیاد فراهم می آیند، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی است که در دستیابی به اهداف سازمان نقش مهمی داشته و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه ها و تصمیم گیری های استراتژیک محسوب می گردد.
حجم کارها و اهمیت اطلاعات در کلیه سازمان ها و شرکت ها با وجود استفاده از پرسنل متعدد شاهد رشدی روزافزون است. برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیت های درون سازمانی یکی از مهم ترین معیارها و پیش نیازها در توسعه و کاربرد فناوری اطلاعات در سازمان های امروزی محسوب می شوند. تحقیقات گروه WFMC (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار - ۲۰۰۶) نشان می دهد سازمان ها و شرکت های سنتی در محصولات و خدمات خود عملاً تنها از ۳۰٪ زمان فرایندها ارزش افزوده دریافت می کنند و از ۷۰٪ زمان باقی مانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی شود. این آمار حتی در شرکت ها و بنگاه های اقتصادی موفق که گردش کاری سنتی را دنبال می کنند بصورتی واضح تر نمود پیدا می کند.
سامانه مدیریت اسناد
بسیاری از تکنولوژی های جدید بر پایه این جمله به وجود آمده اند «انسان فکر کند، ماشین کار کند». با وجود گذشت سال ها از پیاده سازی انواع سیستم های مکانیزه مالی و صنعتی در سازمان ها و موسسات اقتصادی، امور اداری و دفتری و گردش اسناد مالی اغلب این موسسات به طریقه سنتی انجام می گیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی این روش با سیستم های مکانیزه سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره وری در سازمان ها شده است.
نتیجه اهداف، اندیشه ها و اقدامات انجام شده در هر سازمان به صورت اسناد و مدارک نگهداری می شود. این اسناد که با صرف وقت و هزینه های زیاد فراهم می آیند، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی است که در دستیابی به اهداف سازمان نقش مهمی داشته و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه ها و تصمیم گیری های استراتژیک محسوب می گردد.
حجم کارها و اهمیت اطلاعات در کلیه سازمان ها و شرکت ها با وجود استفاده از پرسنل متعدد شاهد رشدی روزافزون است. برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیت های درون سازمانی یکی از مهم ترین معیارها و پیش نیازها در توسعه و کاربرد فناوری اطلاعات در سازمان های امروزی محسوب می شوند. تحقیقات گروه WFMC (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار - ۲۰۰۶) نشان می دهد سازمان ها و شرکت های سنتی در محصولات و خدمات خود عملاً تنها از ۳۰٪ زمان فرایندها ارزش افزوده دریافت می کنند و از ۷۰٪ زمان باقی مانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی شود. این آمار حتی در شرکت ها و بنگاه های اقتصادی موفق که گردش کاری سنتی را دنبال می کنند بصورتی واضح تر نمود پیدا می کند.
wiki: خودکارسازی اداری